Development of a software module for scientific and technical documentation data collection

На сегодняшний день в мире научно-технические конференции имеют важное значение для обмена знаниями, развития инноваций и налаживания профессиональных контактов. Для успешной организации подобных мероприятий необходимо не только разработать качественную программу и подготовить интересные выступления, но и наладить эффективный процесс сбора и анализа информации об участниках

Традиционные подходы к сбору данных, такие как ручной ввод, использование бумажных анкет и разрозненные электронные таблицы, становятся все менее эффективными и вызывают множество проблем. Ручной ввод требует значительных временных затрат, а вероятность ошибок при этом достаточно высока. В данной статье мы рассмотрим разработку программного модуля, который будет предназначен для автоматизации сбора и обработки данных участников научно-технических конференций, рассмотрим интеграцию модуля с управлением проектами, а также обсудим его ключевые функции и преимущества

Актуальность выбранной темы выражена в том, чтобы привлечь внимание пользователей, интересующихся конференциями. Пользователь получает максимально полную и актуальную информацию о проведении. На сегодняшний день происходит популяризация научно-технических мероприятий. Ручной сбор и обработка данных участников, особенно при большом количестве регистраций, могут быть трудоемкими, подвержены ошибкам и занимают значительное время организаторов

Для организации любой конференции создается организационный комитет, который отвечает за выполнение следующих задач:

- разработка программы конференции, составление списка участников, утверждение жюри и организация награждения победителей;

- формирование жюри и обеспечение необходимого научно-методического уровня проведения конференции;

- анализ и обобщение результатов конференции, подготовка аналитических материалов по итогам мероприятия;

- совместно с членами жюри решение спорных вопросов;

- информирование заинтересованных лиц и организаций о предстоящем событии, организация приема, проживания, питания и культурной программы.

Известное программное обеспечение для помощи оргкомитету в сборе и систематизации информации, например, Агора, EasyChair Conference System и 1С-Битрикс «Сайт конференции», удобно и позволяет быстро и качественно собрать информацию об участниках и рецензировать доклады. Однако для организации конференции необходимы дополнительные сервисы. Все перечисленные ресурсы удобны и позволяют быстро и качественно собрать информацию об участниках конференции, загрузить и провести рецензирование их докладов.

Тем не менее, для успешной организации конференции недостаточно тех услуг, которые предоставляют упомянутые ресурсы. Оргкомитет может столкнуться с множеством задач, таких как сбор организационного взноса, оплата различных мероприятий (аренда залов, организация кофе-брейков, работа секретарей, проведение культурных мероприятий и т.д.), составление расписания секций, организация встреч и проводов участников, размещение участников и прочее. Ни один из перечисленных сайтов не способен решить весь комплекс этих вопросов.

Таким образом, становится очевидным, что разработка программного обеспечения в этой области остается актуальной. Анализ рынка для сбора данных о конференциях и научно-технической документации включает в себя изучение потребностей целевой аудитории, существующих решений, конкурентов, технологий и тенденций. Важные аспекты, которые следует учитывать при проведении такого анализа, включают целевую аудиторию (исследователи, ученые, студенты, университеты, научные организации), необходимость систематизации данных о представленных работах и участниках, потребность в инструментах для анализа собранных данных (например, для выявления тенденций в научных исследованиях) и удобный доступ к материалам конференции, включая публикации и презентации.

Автоматизированный модуль для сбора данных может решить ряд задач, таких как упрощение процесса подачи заявок на участие и сокращение времени на регистрацию. В связи с этим разработка программного модуля для автоматизированного сбора и обработки данных участников научно-технических конференций является важной задачей. Такой модуль позволит повысить точность данных, что, в свою очередь, будет способствовать увеличению эффективности конференций, стимулированию обмена знаниями и развитию научно-технической сферы

При разработке программного модуля сбора данных необходимо учитывать следующие технические аспекты: для разработки была выбрана платформа (веб) и соответствующие технологии программирования (Python), базы данных (MySQL) и фреймворки (Django). На рисунке 1 представлен фрагмент кода разработки программного модуля подключение библиотек Django.

Рисунок 1 - Фрагмент кода подключение библиотек

DOI:10.60797/itech.2025.6.3.1

Использование языка программирования Python и фреймворка Django при разработке веб-приложений имеет множество преимуществ.

Python предлагает множество библиотек и модулей для решения различных задач, что позволяет быстро находить готовые решения и уменьшает время разработки. Python работает на различных операционных системах (Windows, macOS, Linux), что позволяет разработчикам легко переносить свои приложения.

Django следует принципу «батарейки в комплекте», предоставляя множество встроенных функций (например, аутентификация, админ-панель), что ускоряет процесс разработки. Django имеет отличную документацию, что облегчает изучение фреймворка и решение возникающих вопросов. У Django есть активное сообщество и множество сторонних пакетов, которые могут расширить функциональность приложения.

Вместе Python и Django создают мощный инструмент для веб-разработки, позволяя быстро создавать безопасные и масштабируемые приложения с чистым и понятным кодом.

Модуль легко интегрируется с другими системами, используемыми организаторами конференций, такими как системы управления контентом, системы рассылки электронной почты

Разрабатываемый модуль должен обладать следующим функционалом:

Регистрация участников: интуитивно понятная онлайн-форма регистрации с необходимыми полями (ФИО, место работы, должность, контактные данные, направление конференции, тема статьи и т.д.), возможность загрузки дополнительных документов (презентация), поддержка различных типов участия. На рисунке 2 представлено окно заполнения регистрационной формы участника. 

Рисунок 2 - Регистрационная форма участника

DOI:10.60797/itech.2025.6.3.2

Управление данными участников: централизованное хранение данных в структурированной базе данных, Поддержка ролей пользователей (администратор, участник) с различными правами доступа. Возможность входа в систему через администратора, где можно отклонить или принять статью. Также будет виден статус заявки (рассмотрении, принята, отклонена). Если статью отклонили, пользователь получает оповещение на почту о том, что нужно исправить ошибки в оформлении. На рисунке 3 изображен статус заявки.

Рисунок 3 - Статус заявки

DOI:10.60797/itech.2025.6.3.3

Через аккаунт администратора можно реализовать редактирование информации о конференции. Автоматизированные уведомления участникам о статусах их работ, а также напоминания о сроках подачи и рецензирования. Есть возможность указать максимально и минимальное количество соавторов. Возможность создания отчетов для организаторов конференции о количестве поданных работ, их статусах и рецензиях. Каждый компонент играет важную роль в обеспечении эффективного процесса подачи и рецензирования научных работ, что в конечном итоге способствует успешному проведению конференции

[8, С. 487]

. На рисунке 4 представлен аккаунт администратора, где можно произвести редактирование.

Рисунок 4 - Настройка конференции

DOI:10.60797/itech.2025.6.3.4

С учетом стремительного развития технологий и изменяющихся потребностей научного сообщества, программный модуль сбора данных для конференций научно-технической документации имеет множество перспектив для дальнейшего развития. Интеграция новых технологий, улучшение пользовательского опыта и обеспечение безопасности данных помогут сделать процесс подачи и рецензирования научных работ более эффективным и удобным. Внедрение этих инициатив не только повысит качество проведения конференций, но и укрепит доверие научного сообщества к использованию цифровых решений в организации научных мероприятий

[7, С. 136]

.

В современном мире, где скорость изменений и необходимость в инновациях растут с каждым днем, эффективное управление проектами и сбор данных научно-технической документации становятся ключевыми факторами успеха. Интеграция этих двух процессов позволяет организациям оптимизировать работу, повысить качество принимаемых решений и обеспечить более высокую степень инновационности.

Научно-техническая документация включает в себя широкий спектр материалов: исследования, отчеты, патенты, технические спецификации и многое другое. Эти документы содержат ценную информацию, которая может быть использована для разработки новых продуктов, усовершенствования существующих технологий.

Управление проектами представляет собой процесс, включающий в себя планирование, организацию, реализацию и контроль над проектами с целью достижения поставленных задач в рамках установленных временных и ресурсных ограничений. Эффективное управление проектами способствует снижению рисков, оптимизации ресурсов и увеличению шансов на успешное завершение проектов

Этот аспект управления является критически важным для любой организации, которая стремится успешно достичь своих целей и задач. Эффективное управление проектами не только помогает оптимизировать использование ресурсов, но и снижает риски, связанные с выполнением задач. В последние годы наблюдается рост интереса к автоматизации процессов управления проектами, что связано с необходимостью повышения эффективности работы команд и улучшения качества конечного продукта. Одним из ключевых инструментов в этом процессе является разработка программного модуля, который обеспечивает выполнение проектных задач.

Управление проектами охватывает такие этапы, как планирование, организация, выполнение и контроль за достижением поставленных целей в рамках конкретного проекта. Главная задача управления проектами заключается в достижении запланированных результатов в установленные сроки и с использованием ограниченных ресурсов. К важным аспектам управления проектами относятся определение целей, разработка плана, распределение ресурсов, управление рисками и мониторинг хода выполнения.

Интеграция сбора данных научно-технической документации с управлением проектами предполагает создание единой системы, которая объединяет оба процесса. Это может быть достигнуто с помощью специализированного программного обеспечения для автоматизации сбора и анализа данных, что значительно сокращает время на выполнение рутинных задач. Объединение всех видов научно-технической документации в одной системе позволяет командам проекта легко получать доступ к необходимой информации, что способствует более быстрому принятию решений и снижает вероятность ошибок

Реализация данного модуля позволяет автоматизировать процессы сбора и обработки данных, улучшить качество аналитики и отчетности, оптимизировать взаимодействие с участниками и уменьшить вероятность ошибок. Дальнейшее развитие и усовершенствование модуля с использованием современных технологий, таких как искусственный интеллект и мобильные приложения, значительно повысит эффективность организации и проведения конференций, а также улучшит качество представляемых материалов

В целом, разработка и внедрение программного модуля сбора данных позволит организаторам конференций выйти на новый уровень эффективности и улучшить качество проводимых мероприятий.