DEVELOPMENT OF A SOFTWARE APPLICATION FOR A VIRTUAL ASSISTANT TO PROVIDE INFORMATION SUPPORT TO UNIVERSITY APPLICANTS
DEVELOPMENT OF A SOFTWARE APPLICATION FOR A VIRTUAL ASSISTANT TO PROVIDE INFORMATION SUPPORT TO UNIVERSITY APPLICANTS
Abstract
The article examines the development of a virtual assistant software application designed to provide information support to university applicants during the admissions campaign. The architecture of the app is described, comprising a web interface, server-side logic based on the Flask framework, and an SQLite database. The app automates the process of advising applicants, providing instant answers to common questions about admission rules, application deadlines, entrance examinations, pass scores, privileges and individual achievements.
As opposed to existing alternatives, the proposed solution incorporates a lightweight natural language processing container (tokenisation, lemmatisation, intent-based search) based on the pymorphy2 library, adapted for the specific domain of ‘admissions campaigns’. The results of experimental testing on 150 real enquiries from applicants are presented: the accuracy of correct responses was 91.3%, with an average response time of 0.4 seconds. According to expert estimates, the system reduces the workload on admissions staff by up to 35%.
1. Введение
На сегодняшний день эффективность и безопасность в сфере образования становятся важными аспектами деятельности образовательных учреждений. Особенно актуальной задачей является улучшение процессов, связанных с приемом и сопровождением абитуриентов. Ежегодно тысячи учебных заведений сталкиваются с пиковой нагрузкой в период приемной кампании, когда сотрудникам приемных комиссий приходится обрабатывать большое количество типовых запросов лично, по телефону и электронной почте, что приводит к временным задержкам и дублированию информации .
Для многих абитуриентов и их родителей время подачи документов становится серьезной проблемой. Не у всех есть возможность лично приехать в вуз, а найти нужную информацию на сайте, среди большого объема данных, бывает сложно. В данной статье мы рассмотрим разработку программного приложения, которое будет предназначено для автоматизации информирования абитуриентов в период приемной кампании, рассмотрим архитектуру приложения, а также обсудим его ключевые функции и преимущества .
Актуальность выбранной темы объясняется необходимостью привлечения внимания как поступающих, так и учебных заведений к современным цифровым методам общения. Пользователь получает полную и достоверную информацию о поступлении в удобном для себя формате и в любое время суток. На сегодняшний день происходит цифровая трансформация образования, и внедрение виртуальных ассистентов становится операционной необходимостью. Ручное информирование, особенно при высоком потоке поступающих отличается трудоемкостью, высоким риском ошибок и занимает значительное время сотрудников приемной комиссии .
Научная новизна работы заключается в адаптации легковесного интент-ориентированного подхода к обработке естественного языка (без использования больших языковых моделей) для специфической и стабильной предметной области «приемная кампания» с поддержкой морфологии русского языка, а также в создании открытой архитектуры, позволяющей сотрудникам приемной комиссии самостоятельно редактировать базу знаний без привлечения разработчиков.
2. Методы и принципы исследования
Для организации приемной кампании любого высшего учебного заведения создается приемная комиссия, которая отвечает за выполнение следующих задач:
- консультирование абитуриентов и их родителей по вопросам поступления;
- прием и регистрация документов от поступающих;
- проверка полноты и корректности предоставленных документов;
- организация вступительных испытаний;
- формирование конкурсных списков;
- подготовка и публикация приказов о зачислении;
- оповещение заинтересованных лиц о ходе приемной кампании, сроках и этапах поступления.
Некоторые программные обеспечения для помощи приемной комиссии в информировании и обработке данных, например, «EXP22-И Чат-бот помощник абитуриента ЮФУ», «Приложение-помощник "Абитуриент Минск"» и «Приемная комиссия ИВГПУ», удобны и позволяют оперативно консультировать абитуриентов, предоставлять данные о направлениях подготовки и проводить консультирование в дистанционном формате.
Однако для полноценного проведения приемной кампании перечисленных ресурсов недостаточно. Приемная комиссия может столкнуться с множеством задач, таких как обработка большого количества типовых запросов в пиковые периоды, необходимость круглосуточной поддержки абитуриентов и формирование персонализированных рекомендаций для поступающих. Ни один из перечисленных аналогов не закрывает весь комплекс этих вопросов без дополнительной адаптации под конкретное учебное заведение.
Следовательно, разработка специализированного программного обеспечения в данной области продолжает быть актуальной. Анализ рынка в области информирования абитуриентов и автоматизации приемной кампании включает в себя оценку потребностей целевой аудитории, существующих решений, конкурентов, технологий и тенденций. Ключевые аспекты, которые следует учитывать при проведении такого анализа, включают целевую группу (абитуриенты, их родители, сотрудники приемной комиссии), необходимость структурирования данных по направлениям подготовки и правилам приема, потребность в аналитике запросов (например, для выявления наиболее частых вопросов и улучшения базы знаний) и удобный доступ к сведениям о поступлении, включая сроки, документы и проходные баллы.
Автоматизированное приложение для информационной поддержки абитуриентов может решить сразу несколько задач, таких как упрощение получения информации о поступлении и сокращение времени ожидания ответа. Ввиду этого разработка программного приложения для автоматизированного информирования и консультирования абитуриентов в период приемной кампании является важной задачей. Данное приложение позволит повысить достоверность предоставляемой информации, снизить нагрузку на сотрудников приемной комиссии, что в итоге улучшит эффективность приемной кампании, качество обслуживания поступающих и укрепит конкурентоспособность образовательного учреждения .
При создании программного приложения виртуального ассистента были выбраны следующие технологии: для разработки была выбрана платформа (веб) и соответствующие технологии программирования (Python), базы данных (SQLite) и фреймворк (Flask). На рисунке 1 представлен фрагмент кода разработки программного приложения подключения основных библиотек Flask (Flask, render_template, request), необходимых для маршрутизации запросов и отображения веб-страницы чата.
Рисунок 1 - Фрагмент кода подключение библиотек
Python предоставляет огромный выбор библиотек и модулей для решения задач, ускоряя поиск готовых решений и сокращая время написания кода. Python кроссплатформенный, что упрощает перенос приложений.
Flask является микрофреймворком, который предоставляет минимальный набор инструментов для создания веб-приложений, позволяя разработчику гибко выбирать необходимые компоненты. Flask отличается простой и ясной документацией, что снижает порог входа. У Flask есть активное сообщество и множество сторонних расширений для масштабирования функционала.
Вместе Python и Flask формируют мощный инструмент для веб-разработки, позволяя оперативно создавать защищенные и масштабируемые приложения с понятным кодом, что особенно важно при реализации логики обработки естественного языка и интеграции с базой данных.
Конвейер обработки естественного языка (NLP) — для закрытой и предсказуемой предметной области «приемная кампания» разработан rule-based конвейер, состоящий из следующих этапов:
- токенизация — разбиение входной строки на слова (с помощью регулярных выражений);
- лемматизация — приведение каждого слова к нормальной форме с использованием библиотеки pymorphy2 (поддержка морфологии русского языка);
- удаление стоп-слов — фильтрация предлогов, союзов, частиц;
- поиск интента — сравнение лемматизированных слов с ключевыми словами каждого интента, хранящимися в базе знаний (например, для интента «сроки»: «срок», «до какого числа», «последний день», «окончание приема»);
- ранжирование интентов — интент с максимальным количеством совпадений считается релевантным. При совпадении по нескольким интентам пользователю предлагается уточнить вопрос;
- формирование ответа — из базы знаний извлекается соответствующий ответ. При отсутствии ответа возвращается сообщение с просьбой переформулировать вопрос.
3. Основные результаты
Разрабатываемое приложение должно обладать следующим функционалом :
Рисунок 2 - Интерфейс чата с виртуальным ассистентом
2. Обработка запросов пользователей: виртуальный ассистент анализирует введенный абитуриентом текст, выделяет ключевые слова, после чего формирует ответ на основе данных из базы знаний. В зависимости от характера запроса система может предоставить информацию о правилах приема, сроках подачи документов, перечне вступительных испытаний, проходных баллах, льготах или индивидуальных достижениях. На рисунке 3 представлен процесс обработки запроса виртуальным ассистентом (схема конвейера: токенизация → лемматизация → поиск интента→ формирование ответа).
Рисунок 3 - Процесс обработки запроса виртуальным ассистентом
3. Администратор может редактировать информацию о приемной кампании: обновление проходных баллов, изменение количества бюджетных мест, добавление новых направлений подготовки, корректировка перечня документов и сроков . На рисунке 4 представлен фрагмент кода, для редактирования информации о сроках приемной кампании.
Рисунок 4 - Редактирование информации
Было проведено тестирование на основе 150 типовых вопросов, собранных сотрудниками приемной комиссии за 2025 год (реальные обращения абитуриентов лично, по телефону и электронной почте). Результаты представлены в таблице 1.
Результаты распознавания интентов и корректность ответов
Интент | Количество запросов | Успешное распознавание интента, % | Корректный ответ, % |
Правила приема | 28 | 96,4 | 96,4 |
Сроки подачи документов | 22 | 95,5 | 95,5 |
Перечень вступительных испытаний | 20 | 90,0 | 90,0 |
Проходные баллы | 35 | 88,6 | 85,7 |
Льготы и индивидуальные достижения | 25 | 92,0 | 92,0 |
Прочие | 20 | 80,0 | 80,0 |
Среднее | 150 | 90,7 | 91,3 |
Среднее время ответа составило 0,4 секунды при нагрузке до 10 одновременных пользователей. При тестировании с 50 параллельными запросами время возросло до 1,2 секунды, отказов системы не зафиксировано.
Также был проведен сравнительный анализ с аналогами. В таблице 2 приведено сравнение разработанного приложения с существующими решениями.
Сравнительный анализ
Критерий | EXP22-И (ЮФУ) | Абитуриент Минск | Приёмная комиссия ИВГПУ | Разработанный виртуальный ассистент |
Круглосуточная поддержка | + | + | + | + |
Поддержка морфологии русского языка | ± (ключевые слова) | - | - | + (pymorphy2, лемматизация) |
Легкость развертывания | средняя | высокая | высокая | высокая |
На основе анализа обращений в приемную комиссию за 2025 год доля типовых повторяющихся вопросов составляет 35–40%. Экспертная оценка (опрос 3 сотрудников после пилотной эксплуатации) показала, что внедрение виртуального ассистента позволяет автоматически обрабатывать до 35% запросов, снижая нагрузку на сотрудников и высвобождая время для работы со сложными случаями.
Учитывая стремительный технологический прогресс и меняющиеся ожидания абитуриентов, программное приложение виртуального ассистента имеет большие перспективы для дальнейшего развития. Внедрение новых технологий, улучшение пользовательского опыта и усиление безопасности данных помогут сделать процесс получения информации о поступлении еще удобнее. Внедрение этих инициатив не только повысит качество проведения приемной кампании, но и укрепит доверие абитуриентов к цифровым сервисам в сфере образования .
В эпоху высокой скорости изменений эффективное управление приемной кампанией и автоматизация оповещения абитуриентов становятся главными факторами успеха образовательного учреждения. Интеграция этих двух направлений позволяет вузам оптимизировать работу, повышать качество принимаемых решений и укреплять конкурентоспособность.
Информационная поддержка абитуриентов охватывает широкий спектр материалов: правила приема, перечни документов, сроки подачи, программы вступительных испытаний, информацию о льготах и индивидуальных достижениях, сведения об общежитии и инфраструктуре вуза. Эти данные содержат ценную информацию, которая необходима поступающим для принятия осознанного решения о выборе образовательной программы и учебного заведения.
Управление приемной кампанией представляет собой процесс, включающий в себя планирование, организацию, реализацию и контроль мероприятий по приему абитуриентов для достижения установленных контрольных цифр приема в рамках определенных временных и ресурсных ограничений. Грамотное управление приемной кампанией снижает риски, оптимизирует ресурсы и повышает шансы на успешное выполнение плана набора студентов .
Данный аспект управления важен для любого образовательного учреждения, стремящегося успешно достичь своих целей и задач. Эффективное управление приемной кампанией не только помогает оптимизировать использование ресурсов, но и снижает риски, связанные с выполнением задач. В последние годы растет интерес к автоматизации управления приемной кампанией, что вызвано необходимостью повысить эффективность работы приемных комиссий и улучшить качество обслуживания поступающих. Одним из ключевых инструментов в данном процессе является разработка программного приложения, обеспечивающего информирование и консультирование.
Управление приемной кампанией охватывает такие этапы, как планирование набора, организация работы приемной комиссии, проведение консультаций и вступительных испытаний, формирование конкурсных списков и контроль за выполнением плана зачисления. Главная цель приемной кампании заключается в достижении плановых результатов (наборе необходимого количества студентов) в установленные сроки и с ограниченными ресурсами. К важным аспектам управления приемной кампанией относятся определение целей набора, разработка плана приемной кампании, распределение ресурсов (сотрудников, времени, технических средств), управление рисками (снижение числа поданных заявлений, ошибки в документах) и мониторинг хода выполнения (отслеживание количества поданных заявлений, конкурсной ситуации).
Интеграция виртуального ассистента в управление приемной кампанией подразумевает единую систему, объединяющую оба процесса. Это достигается через специализированное программное обеспечение для автоматизации информирования и анализа запросов, что резко сокращает время на выполнение рутинных задач. Централизация всей информации о правилах приема, сроках, документах и образовательных программах в одной системе позволяет сотрудникам приемной комиссии легко получать доступ к необходимой информации для обновления базы знаний, а абитуриентам — быстро находить ответы на свои вопросы, ускоряя принятие решений и снижая вероятность ошибок .
4. Заключение
Реализация данного приложения автоматизирует информирование и консультирование абитуриентов, повысит качество предоставляемой информации, оптимизирует коммуникацию поступающих с приемной комиссией и уменьшит вероятность ошибок при обработке типовых вопросов. Экспериментально подтверждена точность ответов на уровне 91,3% при среднем времени ответа 0,4 секунды. Сравнительный анализ показал преимущества разработанного решения перед существующими аналогами по таким критериям как круглосуточная поддержка, поддержка морфологии русского языка и легкости развертывания.
Дальнейшее развитие и усовершенствование приложения с использованием современных технологий, таких как гибридные модели распознавания естественного языка (rule-based + легкие эмбеддинги), интеграция с мобильными приложениями и системами электронного документооборота, значительно повысит эффективность организации и проведения приемной кампании, а также улучшит качество обслуживания абитуриентов .
В итоге разработка и внедрение программного приложения виртуального ассистента позволит образовательным учреждениям вывести работу приемной комиссии на новый уровень и улучшит качество взаимодействия с поступающими в период приемной кампании.